In deze fase van het citizen-scienceproject tref je alle voorbereidingen voordat het project start.

Stap 8: Bepaal het dataprotocol

In deze stap bepaal je het dataprotocol, dit is de manier waarop deelnemers gegevens verzamelen. Om het dataprotocol vast te leggen denk je na over volgende vragen:

• Welke type data heb je nodig? Zijn het objectieve of subjectieve meetgegevens? Focus je op 1 of meerdere parameters?
• Is het een nieuwe dataset of een toevoeging aan een bestaande dataset?
• Wat is de geografische en temporele afbakening?
• Heb ik een representatieve staal nodig?
• Hoe ga je deelnemers vragen om de data te verzamelen: via 1 of meerdere meetinstrumenten?

Algemeen is de regel om te kiezen voor een eenvoudig dataprotocol. Hoe eenvoudiger het is voor deelnemers gegevens te verzamelen, hoe groter de slaagkans dat je op langere termijn kwalitatieve data verzamelt. Indien het dataprotocol te moeilijk is, dan loop je het risico dat deelnemers snel gaan afhaken of dat je bepaalde groepen gaat uitsluiten.

Als lokaal bestuur kan je ook het dataprotocol laten bepalen door experten, zoals geïnformeerde burgers of wetenschappers. Het kan ook een gedeelde verantwoordelijkheid zijn in de uitvoering van een project. 

Stap 9: Bepaal de datavereisten

Bij het bepalen van de datavereisten denk je na over volgende vragen:

• Hoe verkrijg ik betrouwbare data?
• Wat zijn mogelijke fouten die deelnemers kunnen maken?
• Wat zijn mogelijke validatiemechanismes?
• Wat zijn mogelijke verificatiemechanismen?
• Wie is de dataverantwoordelijke binnen het team?
• Hoe ga ik de data opslaan, analyseren en toegankelijk maken?

We raden aan om de antwoorden te bundelen in een datamanagementplan (DMP). In een DMP beschrijf je hoe je tijdens en na afloop van een project ervoor zorgt dat alle gegevens een betrouwbare kwaliteit hebben, veilig bewaard worden en maximaal vindbaar, toegankelijk, herbruikbaar en linkbaar gemaakt worden. We adviseren om het DMP te laten opstellen door een vaste projectpartner. Dit zal doorgaans de partner zijn die de data fysiek gaat opslaan en beheren. 
 
Hoofdstuk 6 geeft je meer uitleg over hoe je betrouwbare data kunt verkrijgen. Verder is er ook het Citizen Science Data Charter voor het opstellen van een DMP voor een citizen-scienceproject.

Stap 10: Bepaal de technologische vereisten

Naast het bepalen van de datavereisten ga je ook nadenken over de technologische vereisten van je meetinstrumenten. Volgende vragen kunnen je hierbij helpen:

• Maak ik gebruik van een mobiele applicatie om data of gegevens te verzamelen?
• Maak ik gebruik van open source software of ontwikkel ik zelf iets?
• Maak ik gebruik van een webgebaseerde technologie?  
• Ga ik online contact leggen met burgerwetenschappers en hoe ga ik dit opzetten?
• Ga ik alle materialen bundelen op een overkoepelende projectwebsite?
• Welke sensoren kies ik? Waar ga ik deze ophangen?
• Verdeel ik kant-en-klare sensoren, laat ik deelnemers zelf een sensor bouwen of verdeel ik een voorgemaakte sensorkit?
• Wil ik graag de resultaten delen op een publieke display in mijn gemeente of stad?  

Lokale besturen worden vaak aangesproken door citizen-scienceprojecten om bepaalde technologische vereisten af te stemmen. Dit gaat dan voornamelijk over locatiebepaling van sensoren en toestemming om deze op te hangen. In deze rol van ‘regulator’ kan het bestuur bepalen waar sensoren komen in de publieke ruimte en personele ondersteuning bieden om deze op te hangen. Je kan ook advies geven over de keuze van de meetinstrumenten, als je bepaalde data zelf graag wil gebruiken om beleidsacties te formuleren. 

Bij de keuze van je meetinstrumenten is het belangrijk om rekening te houden met een aantal factoren. In de eerste plaats is dit de levensduur en de kwaliteit van de meetinstrumenten. Low-cost sensoren kan je in grote hoeveelheden aankopen. Een luchtkwaliteitsensor van Luftdaten kost bijvoorbeeld ongeveer 50 euro. De levensduur en kwaliteit van deze meetinstrumenten is echter minder goed. Wees hierover transparant naar de deelnemers en de collega’s binnen het bestuur. Leg uit dat de data een bepaalde foutenmarge geven en dat na een aantal jaren de sensor niet meer zo goed zal meten als bij aanvang.
 
Verder is het ook belangrijk om de meetinstrumenten te laten aansluiten bij het doelpubliek. Een keuze voor een bepaalde technologie zal impliciet ook steeds een bepaald doelpubliek aanspreken. Zo zullen sensoren in een doe-het-zelf pakket een meer technisch publiek aanspreken. Zorg ervoor dat je bepaalde groepen hierdoor niet uitsluit. Mogelijke oplossingen zijn begeleiding voorzien, sensoren in bruikleen geven en/of werken met een sociaal gunstig tarief. Voor een uitgebreide lijst met sensoren voor citizen-scienceprojecten verwijzen we naar de studie van PWC. Deze studie is beschikbaar vanaf juni 2021. 

Stap 11: Ontwikkel ondersteunend materiaal

Met deze stap leggen we de nadruk op het voorzien van ondersteunend materiaal voor de burgerwetenschappers. Bij wie kunnen ze terecht met hun vragen? Wie gaat deze vragen beantwoorden en in welke tijdspanne? Zorg ervoor dat je een algemeen info@jouwcitizenscienceproject.be-adres voor handen hebt om inkomende vragen van deelnemers te behandelen. Stel hiervoor een persoon aan die deze vragen centraliseert en de nodige informatie kan vergaren bij de verschillende partners in het project. 

De deelnemers van je citizen-scienceproject hebben de nodige ondersteuning nodig om de dataverzameling of -analyse correct uit te voeren. Je kan hierbij kiezen uit verschillende opties:

• Videomateriaal
• Stap-voor-stap-instructies
• Vaak gestelde vragen bundelen
• Trainingworkshops
• Een webinar organiseren met de mogelijkheid om een expert vragen te stellen. Dit kan ook motiverend werken voor deelnemers die een meer diepgaande kennis willen opbouwen over het thema.
• “Train the trainer” modules: hierbij geef je training aan een aantal deelnemers in jouw project, die op hun beurt andere deelnemers gaan helpen. Dit is een (kost)-efficiënte manier om een grote hoeveelheid deelnemers te ondersteunen.

Deze verantwoordelijkheid wordt best opgenomen door een partner die de nodige expertise en capaciteit in huis heeft om deelnemers continue te ondersteunen. Je kan als lokaal bestuur ook werken met ambassadeurs. 

Stap 12: Stel je communicatie- en engagementsplan op

Communicatie is een essentiële component binnen citizen science. Zo werf, betrek en motiveer je de deelnemers. Communicatie is ook nodig om de resultaten van het onderzoek bekend te maken of om een breder publiek te sensibiliseren. De tijd die je investeert in communicatie met de betrokken burgers en het bredere publiek mag je niet onderschatten. Men zegt wel eens dat 90% van je tijd in een citizen-scienceproject gaat naar communiceren.

In jouw communicatieplan kan je nadenken over (publieke) momenten waarbij er gecommuniceerd kan worden over het project. Naast een lanceringsevent door het lokale bestuur kan je ook tijdens en bij afloop van het project de aandacht van de media trekken. 

Ga naar de volgende fase.